Los correos electrónicos son uno de los métodos fundamentales de comunicación en el mundo de los negocios. Día a día enviamos correos electrónicos a los clientes y compañeros sobre diferentes temas y situaciones; no sólo permiten transmitir mensajes a los demás, sino también recibirlos, de ahí la importancia de conocer la netiqueta para un email formal.
Lo anterior implica el uso de email etiquette. ya que vislumbra la forma de comunicación y el tono que se utiliza en los correos electrónicos; en otras palabras, son las normas de conducta que se usan para escribir mensajes apropiados en el ámbito profesional. Un email formal tiene una estructura clara, con un saludo definido, la frase inicial, el cuerpo y la firma, con un lenguaje diferente al usado en un correo informal.
Email etiquette es pilar en las comunicaciones por correo electrónico; seguir una serie de principios permite mantener el tipo de comunicación formal y eficaz necesaria en el ámbito profesional.
Dentro de las reglas de etiqueta para el correo electrónico, se encuentran
- Utilizar un asunto claro y profesional. Muchas personas deciden abrir un mensaje en función del asunto; para alguien que recibe cientos de correos al día, un asunto directo le facilita la tarea de ordenar su bandeja de entrada y decidir qué comunicaciones priorizar.
- Corregir los correos electrónicos enviados. Es esencial confirmar que no existen errores gramaticales o profesionales, por ejemplo ¿Está escrito correctamente el nombre del destinatario? ¿Hay errores ortográficos? ¿Utiliza estructuras de frase sencillas, mayúsculas y signos de puntuación correctos?, ignorar estos detalles compromete la profesionalidad y la credibilidad del correo electrónico.
- Escribir el correo electrónico antes de colocar la dirección de email del destinatario. Es una buena práctica escribir primero el contenido del correo electrónico por si accidentalmente se envía el mensaje antes de lo previsto.
- Comprobar que el destinatario es el correcto. Es un grave error enviar un correo electrónico o un documento confidencial a la persona equivocada.
- Corroborar el CC (con copia) a todos los destinatarios relevantes. Es poco profesional excluir a un colega o cliente de una cadena de correos electrónicos, hay que tener en cuenta quién debe ser informado sobre un asunto determinado.
- No siempre hay que «responder a todos». Analizar quién necesita leer una respuesta; nadie quiere recibir cadenas de correos electrónicos que no tengan nada que ver con ellos.
- Responder los correos electrónicos. Es abrumador la gran cantidad de correos electrónicos por revisar diariamente, sin embargo responder a un correo es de buena educación, sobre todo si el remitente espera una respuesta. Una opción profesional, antes de ignorar o evitar ciertos correos, es notificar que se ha recibido y que pronto se dará una respuesta.
- Incluir un bloque de firma. Si el destinatario no sabe nada sobre ti, puede mostrarse incrédulo sobre la autenticidad del correo electrónico. Es profesional incluir el nombre completo, cargo, empresa, logo y número de contacto.
- Utilizar el nivel adecuado de formalidad. Se recomienda empezar con «Estimado _____», se utiliza «por favor» y «gracias» cuando sea necesario, y terminar siempre el correo electrónico con la frase adecuada: «Saludos cordiales», «Gracias», «Atentamente», etc.
- Escribir correos electrónicos breves y concisos. Nadie desea leer una gran cantidad de texto. Se recomienda escribir un correo breve y hacer un seguimiento del asunto más adelante o sugerir una llamada si hay dudas.
Los correos electrónicos formales se utilizan en múltiples entornos profesionales y empresariales; son apropiados en las siguientes situaciones: solicitudes de empleo, propuestas de negocio, consultas profesionales, comunicación con el cliente, trabajo en red o presentaciones y resolver conflictos o quejas.
De igual forma, ofrecen varias ventajas en el ámbito empresarial y profesional. He aquí algunas de ellas:
- Profesionalidad. Demuestran la seriedad de la comunicación.
- Claridad y precisión. Utilizar un tono formal, claro y conciso para evitar malentendidos o falta de comunicación.
- Respeto y etiqueta – Demostrar respeto por el tiempo del destinatario.
- Transmitir una imagen profesional – Cuando se utiliza sistemáticamente un tono y un estilo profesional, se percibe como confiable, competente y digno de confianza.
- Coherencia en la comunicación empresarial. Al utilizar un formato estandarizado y un tono profesional en todos los correos electrónicos, se crea una imagen de marca cohesionada y profesional.
- Fines legales y contractuales. Los correos electrónicos formales pueden ser una prueba legal en litigios o contratos, son oficiales, con la posibilidad de ser utilizados como prueba del acuerdo o entendimiento.
En conclusión, la profesionalidad, respeto y claridad son sólo algunas de las razones para utilizar correos electrónicos formales; siguiendo estos protocolos, son muy útiles para la comunicación profesional y empresarial, aunque necesitan más atención en los detalles y en la etiqueta.
